Sjekkliste for oppstartsmøte

Typisk for kommersielle entreprisekontrakter er at byggherren definerer kontraktsarbeidet ved hjelp av postbeskrivelser. Størrelsen på hver post tilsvarer mengden av de enhetene som inngår i postbeskrivelsen. Mengdekontroll innebærer en kontroll av mengdene som er angitt i beskrivelsen opp mot de mengder som fremgår av tilbudsgrunnlagets tegninger.

Et sentralt spørsmål er hvem av partene som er ansvarlig for merkostnader som følge av at mengdeangivelsen overskrides.

Hvilket ansvar entreprenøren har for merkostnader som følge av avvik i mengdeangivelsen, har sammenheng med hvilken entreprise entreprenøren skal uføre. Med mindre partene har avtalt noe annet i en utførelsesentreprise, vil kostnadsansvaret for merkostnader tilligge byggherren når merkostnadene skyldes feil mengdeangivelse i kontraktsdokumentene. En annen sak er at entreprenøren er ansvarlig for korrekt enhetsprising.  

NS 8405

NS 8405 er utformet med utførelsesentrepriser for øye og punkt 27.2 i standarden regulerer entreprenørens plikt til å utføre mengdekontroll. NS 8415 punkt 27.2 inneholder tilsvarende bestemmelse. Klausulen er inntatt for å regulere risiko for avvik i mengdeangivelsen.

NS 8405 punkt 27.2 pålegger entreprenøren å undersøke byggherrens tegninger, herunder om byggherren har angitt riktig mengde. Dersom entreprenøren ikke varsler byggherren om eventuelle feil i mengdeangivelsen før utløpet av fristen, blir mengdene «låst» slik de fremkommer av mengdeangivelsen. Entreprenøren blir da forhindret fra å fremme etterfølgende vederlagskrav mot byggherren på grunnlag av avvik i mengdeangivelsen.

I det tilfellet entreprenøren finner avvik mellom mengdeangivelsen og tegningsmaterialet, skal byggherren varsles innen en frist. Fristen fastsettes av byggherren og skal være rimelig. Lengden på fristen må ta høyde for at entreprenøren skal ha mulighet til å gjennomføre en forsvarlig kontroll, men bør uansett ikke være kortere enn én måned.

Det kan også tenkes at partene har avtalt bruk av mengdekontroll uten at byggherren har fastsatt noen frist. Dersom byggherren unnlater å sende påkrav om mengdekontroll med frist, kan entreprenøren igangsette arbeidet uten å foreta mengdekontroll. Mengdene vil i så fall ikke bli låst.

Byggherren har på sin side også en frist til å varsle entreprenøren om avvik i mengdeangivelsen. Byggherrens frist utløper én måned etter utløpet av entreprenørens varslingsfrist. Formålet med fristen er at byggherren får anledning til å gjennomføre etterkontroll og justering av mengdene før de låses.

I realiteten innebærer derfor mengdekontroll at entreprenøren blir bundet til en fastpris for hele arbeidet (med unntak av de postene som er gjort regulerbare i kontrakten). Dette skyldes at entreprenøren har risikoen for både enhetsprisene og mengden enheter som kreves for å gjennomføre arbeidet. Kontraktsprisen blir dermed antall enheter multiplisert med enhetsprisen.  

Selv om mengden har blitt låst, inneholder NS 8405 punkt 27.2 fjerde ledd enkelte unntak som likevel gir entreprenøren krav på justering av vederlag. Unntaket kommer kun til anvendelse på feil i mengdeangivelsen som fører til vesentlige endringer i kontraktssummen, eller feil som ikke kunne forventes å bli oppdaget ved en vanlig aktsom kontroll. Unntakene må i en viss utstrekning ses i lys av hverandre: dersom entreprenøren har gjennomført en aktsom kontroll, er det ikke nødvendig at det i tillegg foreligger en vesentlig endring.

Når entreprenøren har oversett en synbar feil ved kontrollen vil det som regel foreligge uaktsomhet. Mengdene kan i så fall justeres hvis endringen overstiger en tålegrense, hvor størrelsen på endringen må ses i lys av hele kontraktssummen. At kontrakten gjelder mellom profesjonelle parter er et forhold som medfører at vesentlighetsterskelen heves. Dessuten vil partenes innrettelsesbehov tillegges vekt.

Hva gjelder kravet til aktsomhet, er utgangspunktet for vurderingen hva som kan forventes av en vanlig entreprenør i tilsvarende situasjon. Kontrollplikten skal kun skje på grunnlag av de mengder som «er angitt» i beskrivelsen mot de tilsvarende mengder som «fremgår» av tilbudsgrunnlagets tegninger. Forhold som kun er angitt på tegning, men som burde vært angitt i beskrivelsen, inngår derfor ikke i mengdekontrollen.

Mengdekontrollen innebærer med andre ord at risikoen for merkostnader knyttet til kontraktens mengdeangivelse blir overført fra byggherren til entreprenøren: dersom det viser seg at mengdeangivelsen i kontrakten er mindre enn det som faktisk kreves, og entreprenøren burde ha oppdaget dette, må entreprenøren dekke merkostnadene.

NS 8407

NS 8407 er utformet for totalentrepriser. I motsetning til utførselsentrepriser er det entreprenøren som har ansvaret for prosjekteringen av kontraktsgjenstanden. Ettersom prosjekteringen gjerne er i startfasen ved inngåelse av totalentrepriser, og entreprenøren selv er ansvarlig for prosjekteringsarbeidet, er bestemmelser om mengdekontroll uegnet for denne kontraktstypen. Derfor vil byggherrens beskrivelse av kontraktsarbeidet i stedet være utformet på annet måte, eksempelvis ved bruk av funksjonskrav.

Det er ikke uvanlig at det stilles sikkerhet fra enten entreprenør og/ eller byggherre. Både NS 8405 og 8407 legger opp til at både byggherre og entreprenør stiller sikkerhet.

Partenes plikt til å stille sikkerhet overfor hverandre er begrunnet i den økonomiske risikoen mislighold innebærer for kontraktsmotparten. For entreprenørens del vil sikkerheten utelukkende gi trygghet for vederlagskrav mot byggherren. Fra byggherrens perspektiv skal sikkerheten først og fremst gi trygghet for at de arbeider entreprenøren har påtatt seg etter kontrakten kan fullføres: dersom entreprenøren ikke yter i henhold til avtalen, kan byggherren rette krav mot garantisten og få dekket kostnader forbundet med at den opprinnelige entreprenøren ikke kan fullføre arbeidet.

Sikkerheten skal stilles i form av selvskyldnerkausjon eller forsikring som tilsvarer slik kausjon. Dette innebærer at kravshaver under garantien kan kreve sitt krav dekket under garantien straks motparten misligholder.

Standardene inneholder riktignok egne punkter om partenes plikt til å tegne forsikringer. Innholdet i forsikringsplikten må holdes adskilt fra plikten til å stille sikkerhet. Fremfor å sikre at partene yter sine plikter under kontrakten, tar forsikringsplikten sikte på å sikre partene mot skade som oppstår på kontraktsarbeidet, og erstatningsansvar på byggherrens og tredjemanns ting og person.

Etter NS 8405 punkt 9.1 skal både entreprenøren og byggherren stille sikkerhet for sine kontraktsforpliktelser. Tilsvarende regulering er inntatt i NS 8407 punkt 7.1. Det er imidlertid ingenting i veien for at partene kan avtale seg bort fra denne løsningen, eksempelvis ved å avtale en annen form for garanti, at garantisummen skal være høyere eller lavere, eller at garantien skal ha kortere eller lengre varighet.

Omfanget av sikkerhetsstillelsen:

Omfanget av entreprenørens sikkerhetsstillelse følger av NS 8405 punkt 9.2 og NS 8407 punkt 7.2. Sikkerheten skal dekke kontraktsforpliktelser, herunder forsinkelsesrenter og inndrivelseskostnader, og gjelder både i utførelsestiden og i reklamasjonstiden. For krav byggherren påberoper seg senest ved overtakelsen skal sikkerheten være på ti prosent av kontraktssummen. I NS 8405 utgjør kontraktssummen det opprinnelige avtalte vederlaget inkludert merverdiavgift. Når kontraktsarbeidet er overtatt, reduseres sikkerheten til tre prosent av kontraktssummen og varer i tre år.

Byggherren plikter på sin side å stille sikkerhet for sine kontraktsforpliktelser som tilsvarer 15 prosent av kontraktssummen etter NS 8405, mens byggherren må stille sikkerhet for 17,5 prosent av kontraktssummen etter NS 8407. Garantien dekker entreprenørens tap ved at byggherrens betaling uteblir eller forsinkes. Garantien vil dekke renter som påløper ved forsinket betaling fra byggherren. I tillegg kan entreprenøren få krav på forsinkelsesrenter som følge av garantistens forsinkelse.

Byggherrens sikkerhetsstillelse dekker kun en mindre del av den totale kontraktssummen. Det er derfor viktig å påpeke at entreprenørens risiko for tap av kontraktssummen er avhjulpet ved at entreprenøren kan kreve avdrag eller deloppgjør fortløpende for utført arbeid. Ved manglende betaling kan entreprenøren stanse arbeidet, men da er det samtidig viktig at entreprenøren varsler byggherren i henhold til standardens regler om fristforlengelse og endringer. I motsatt fall risikerer entreprenøren selv å bli ansvarlig for forsinkelsen.

Når garantien gjøres gjeldende:

Før garantiansvaret gjøres gjeldende, må parten garantien gjøres gjeldende overfor gis en rimelig frist for å rette opp i det påklagede forholdet. Fristens lengde avhenger av ytelsens art og konkrete forhold. Som følge av at byggherrens hovedforpliktelse er å betale vederlag til entreprenøren ved forfall, er det tilstrekkelig at byggherren innvilges én dag på å rydde opp i forholdet.

For entreprenørens del må fristen ses i sammenheng med reglene om forsinkelse og mangler. Det kan eksempelvis tenkes at entreprenøren oversitter en dagmulktbelagt milepæl. Dersom boten ikke blir betalt innen en rimelig frist, vil som regel byggherren kunne kreve garantien innfridd.

I utgangspunktet er siste frist for entreprenøren til å fremsette krav under garantien lagt til tidspunktet for oversendelse av sluttfaktura. Dette gjelder ikke for krav knyttet til arbeid som skal utføres etter overtakelsen, krav på innestående, gjenstående krav på indeksregulering, og krav som er brakt inn for oppmann, domstol eller voldgift. For øvrige krav er det derfor viktig at entreprenøren fremmer krav overfor byggherren senest ved oversendelse av sluttfaktura.

Uavhengig av fristene for å kreve garantiene innfridd, må byggherren uansett overholdende standardens frister knyttet til mangels- og forsinkelseskrav, samt de alminnelige foreldelsesfristene og frister som følger av partenes lojalitetsplikt.

Sammenhengen med de alminnelige foreldelsesreglene:

Ved siden av den absolutte fristen på tre år etter overtakelsen, gjelder de alminnelige foreldesreglene. Dermed kan entreprenøren ha fremmet et krav i tide overfor byggherren, samtidig som kravet mot garantisten er eller vil bli foreldet etter foreldelsesloven. Problemstillingen er aktuell når garantisten bestrider sitt ansvar under garantien. Det er derfor viktig at entreprenører er oppmerksomme på at fristavbrytende skritt rettet mot byggherren ikke avbryter foreldesfristen overfor garantisten. Foreldelsesfristen i relasjon til garantisten avbrytes for eksempel ikke ved at byggherren erkjenner kravet overfor entreprenøren: fristen vil være avbrutt overfor byggherren, men ikke overfor garantisten.

Ut over en erkjennelse fra garantisten, blir foreldelsesfristen avbrutt ved at det tas rettslige skritt, typisk ved at entreprenøren tar ut forliksklage eller stevning. Inkassobrev, purringer eller forhandlinger har ikke isolert sett fristavbrytende virkning.

Store endringer eller tillegg i arbeidene:

Byggherren har endringskompetanse innenfor 15 prosent av kontraktssummen, og sikkerheten vil dekke kontraktsforpliktelser som har grunnlag i byggherrens endringskompetanse. Endringer eller tillegg utover denne rammen plikter ikke entreprenøren å utføre. Dersom entreprenøren likevel ønsker å utføre ekstraarbeidet kan sikkerheten kreves forhøyet.

I forbindelse med store endringer eller tillegg oppstår spørsmålet om kausjonsansvaret til garantisten kan reduseres eller falle helt bort. Vurderingen er om kausjonistens risiko blir vesentlig større eller av vesentlig annen art. Normalsituasjonen er at endringer eller tillegg utover 15 prosent-grensen ikke innebærer at kausjonisten kan redusere eller si seg fri fra ansvaret. Det tryggeste er likevel å henvende seg til garantisten og forsikre seg om at denne ikke har noen innvendinger.

Et annet spørsmål oppstår i forbindelse med at det er eller blir avtalt tiltransport av sideentreprenører. Den utbredte oppfatningen er at tiltransport vil anses som en utvidelse av entreprenørens kontrakt. Derfor bør entreprenøren kreve sikkerheten øket ved tiltransport av sideentreprenører.

Når skal sikkerheten stilles?:

Etter NS 8405 plikter begge parter å stille sikkerhet uten ugrunnet opphold etter kontraktens inngåelse. Normalt innebærer dette at hver av partene må ta kontakt med sine garantister straks kontrakten er inngått.

Dersom entreprenøren ikke har stilt sikkerhet uten ugrunnet opphold etter kontraktsinngåelsen, kan byggherren nekte å betale avdrag inntil sikkerheten er stilt. Manglende sikkerhetsstillelse kan derfor få store konsekvenser for entreprenørens likviditet. Det skal lite til før det foreligger en forsinkelse ved manglende sikkerhetsstillelse, ettersom en eventuell forsinkelse må være saklig begrunnet. I ytterste konsekvens kan forsinket sikkerhetsstillelse medføre at motparten gis rett til å heve kontrakten. Som følge av det betydelige usikkerhetsmomentet manglende sikkerhet innebærer for byggherren, vil selv en relativ kort forsinkelse fra entreprenøren kunne gi grunnlag for heving.

Etter NS 8407 skal det stilles sikkerhet senest 14 dager etter kontraktsinngåelse.

Reduksjon av sikkerhet:

NS 8405 punkt 9.4 og NS 8407 punkt 7.4 inneholder også egne regler om reduksjon av sikkerheten til hver av partene. For byggherrens del løper det en frist på én måned etter overtakelsen, hvor han skal ta stilling til om sikkerheten for entreprenørens kontraktsforpliktelser i utførelsestiden skal reduseres eller bortfalle. Formålet med regelen er å gi entreprenøren oversikt over om byggherrens krav knytter seg til kontraktsforpliktelser i utførelsestiden eller reklamasjonstiden.

Entreprenøren er på sin side pålagt en frist på én måned for å ta stilling til byggherrens sikkerhet knyttet til byggherrens innsigelser mot sluttoppgjøret. Denne fristen starter når byggherrens frist for å fremme innsigelser mot sluttoppgjøret har utløpt. Entreprenøren tvinges da å ta stilling til hvor stor del av byggherrens sikkerhetsstillelse som skal opprettholdes.

Verken byggherren eller entreprenøren kan opprettholde sikkerhet som åpenbart er større enn det som skal til for å sikre deres krav. Dersom en part bryter denne plikten blir han erstatningsansvarlig for motpartens merutgifter knyttet til premieutbetaling. Dette innebærer ikke at en part er forhindret fra å opprettholde sikkerhet når størrelsen på et krav er omtvistet. Eksempelvis kan det hefte usikkerhet om omkostningene for utbedringsarbeid. Partene må derimot være enige om at det faktisk foreligger et krav. Dersom entreprenøren hevder å ha et vederlagskrav som byggherren bestrider, må entreprenøren selv dekke byggherrens merutgifter til premiebetaling hvis domstolen senere avviser entreprenørens krav.

NS 8405

Etter utførelsesentreprisen i NS 8405 pkt. 16.3 kan byggherren pålegge entreprenøren å utføre eller bli underlagt byggeplassadministrasjon og fremdriftskontroll når dette fremgår av kontrakten eller er særskilt avtalt senere. Det er ikke uvanlig at en senere avtale kan være aktuelt fordi prosjektorganiseringen med hensyn til alle entreprisene ikke er klarlagt når byggherren inngår kontrakt med de første entreprenørene.

Byggherren har det overordnede koordineringsansvaret. Punkt 19.7 pålegger byggherren å fremlegge en samlet oversikt som viser entreprisene og leveransene i prosjektet, og den innbyrdes avhengigheten mellom disse. Byggherren har som utgangspunkt en frist på fire uker etter kontraktsinngåelsen til å fremlegge en slik plan for koordinering av entreprenørene, men partene står fritt til å avtale en annen frist. Det stilles ingen krav til hvordan denne oversikten skal utformes, men i hovedtrekk må den forstås som en forpliktelse til å lage en oversikt som i grove trekk angir hovedaktivitetene, herunder planlagt arbeidsperiode for de ulike entreprisene og leveransene i prosjektet med rekkefølge.

NS 8407

Etter NS 8407 pkt 21.4 har totalentreprenøren en plikt til å samordne sin fremdrift og utførelse med sideentreprenører og aktører i prosjektet. En slik koordinering ligger altså direkte i totalentreprenørens ansvar. Det er imidlertid ikke ubegrenset hvilket koordineringsansvar byggherren kan pålegge totalentreprenøren, og byggherren vil ha et overordnet koordineringsansvar.

Forskjellen er at NS 8407 inneholder ingen tilsvarende koordineringsbestemmelse for byggherren.

NS 8405

Etter NS 8405 vil elektronisk kommunikasjon, som e-post, kun regnes som skriftlig dersom dette er avtalt mellom partene, se NS 8405 punkt 8.

NS 8407

I NS 8407 er dette motsatt. Etter standardens punkt 5 er varsler og krav gitt ved epost til avtalt adresse å regne som skriftlig dersom ikke annet er avtalt.