Advokatfirmaet Berngaard AS tilbyr juridisk bistand til ulike bransjer. Gjennom vår advokatvirksomhet kommer vi i kontakt med mange ulike personer og får tilgang til opplysninger som må behandles med respekt og varsomhet. Vi er opptatt av å beskytte ditt personvern.
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Advokatfirmaet Berngaard AS bruker og behandler personopplysninger i vår virksomhet, våre forpliktelser og dine rettigheter. Advokatfirmaet Berngaard er behandlingsansvarlig.
Med «personopplysninger» menes opplysninger som kan knyttes til en fysisk person. Med «behandling» av personopplysninger menes enhver bruk av personopplysninger, både automatisert og manuell, for eksempel innsamling, strukturering, lagring og sletting.
Hvem denne personvernerklæringen gjelder for
Vi i Berngaard behandler personopplysninger om personer som:
- er, eller jobber hos, eksisterende, tidligere eller potensielle klienter,
- er, eller jobber hos, eksisterende, tidligere eller potensielle motparter,
- er, eller jobber hos, våre leverandører eller samarbeidspartnere,
- søker jobb hos oss, eller
- kommer i kontakt med oss på annen måte (unntatt ansatte).
Behandling av personopplysninger i forbindelse med advokatoppdrag
Advokatfirmaet Berngaard behandler personopplysninger i tilknytning til det enkelte advokatoppdrag i den utstrekning dette er nødvendig for å utføre advokatoppdraget. Å utføre et advokatoppdrag inkluderer å etablere et klientforhold, avklare eventuelle interessekonflikter, gjennomføre advokatoppdraget og fakturere for oppdraget. Opplysningene kan omfatte informasjon om klienter, motparter og andre med tilknytning til oppdraget, og vil kunne omfatte særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger).
Når det gjelder behandling av personopplysninger i forbindelse med advokatoppdrag, gjøres dette for å oppfylle en rettslig forpliktelse (for eksempel hvitvaskingsloven ved identitetskontroll) eller fordi behandlingen er nødvendig for å gjennomføre et klientoppdrag. Det tas hensyn til privatpersoners personvern i vurderingen av om behandlingen er nødvendig for å gjennomføre klientoppdraget (i form av en interesseavveining). Behandling av særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel helseopplysninger, har grunnlag i at behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.
Opplysningene utleveres kun til andre i den utstrekning det er nødvendig for å utføre advokatoppdraget eller dersom det foreligger et annet rettslig grunnlag. For eksempel vil opplysninger kunne sendes til domstolene, til en motpart eller til en motparts prosessfullmektig som en del av arbeidet med en sak. Vi lagrer saksdokumentene i henhold til avtale med klienten, så lenge det foreligger en rettslig plikt til lagring, eller så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen, vanligvis i 20 år etter at saken anses avsluttet.
Behandling av personopplysninger om leverandører og samarbeidspartnere
Vi behandler personopplysninger om personer som har tilknytning til våre leverandører og samarbeidspartnere, slik som navn på kontaktpersoner, e-post, telefonnummer og adresse. Slike personopplysninger blir behandlet i den utstrekning det er nødvendig for å administrere et avtaleforhold og oppfylle en avtale. Det tas hensyn til privatpersoners personvern i vurderingen av om behandlingen er nødvendig for å administrere og/eller oppfylle avtalen (i form av en interesseavveining).
Personopplysningene blir behandlet så lenge det er nødvendig for å administrere og/eller oppfylle avtalen eller så lenge oppbevaring er pålagt ved lov.
Behandling av personopplysninger til markedsføringsformål
Vi behandler personopplysninger om personer med tilknytning til både eksisterende og potensielle klienter samt samarbeidspartnere og andre interessenter for markedsføringsformål, herunder for utsendelse av nyhetsbrev, tilbud om seminarer og lignende. Opplysningene som behandles for dette formålet omfatter kontaktinformasjon som navn, e-post, telefonnummer, adresse og vurderinger knyttet til mulige markedsføringsfremstøt og samarbeidsformer.
Grunnlaget for slik behandling er Berngaards berettigede interesse i å sende informasjon og markedsføringshenvendelser til interessenter. Dersom vi benytter e-post til å sende ut markedsføringshenvendelser, sendes dette til personer som vi har et eksisterende kundeforhold til eller til personer som har samtykket til mottak av slik markedsføring. Man kan trekke et slikt samtykke ved å følge instruksjonene i den enkelte e-posten.
Rekruttering
Vi behandler personopplysninger i forbindelse med rekruttering av personer til ansettelsesforhold, skriveplassopphold eller lignende. Vi behandler opplysninger som navn, e-post, telefonnummer, adresse, opplysninger fra CV, søknad og andre tilsendte dokumenter, bilde, vitnemål og våre og eventuelle oppgitte referansers vurderinger knyttet til søkeren. Grunnlaget for slik behandling er Berngaards berettigede interesse i å rekruttere personer til sin virksomhet. Dersom du ikke får en stilling hos oss etter en rekrutteringsprosess, vil vi slette opplysningene om deg innen kort tid, med mindre du har samtykket til ytterligere oppbevaring.
Opplysningene vi mottar i forbindelse med rekruttering mottar vi via vår leverandør CVideo AS eller e-post. Dersom du ønsker å søke jobb hos oss, ber vi deg om å sende søknad via vår CVideo-løsning, som du finner under vår «Karriere»-fane.
Kurs og seminarer
Vi behandler personopplysninger når vi arrangerer seminarer, foredrag, møter og lignende. Opplysningene som behandles for slike formål omfatter vanligvis kontaktinformasjon som navn, e-post, telefonnummer og eventuelt arbeidsgiver/utdanningsinstitusjon. Grunnlaget for slik behandling er Berngaards berettigede interesse i å organisere og administrere slike arrangementer. Personopplysningene slettes etter at arrangementet er ferdig, og det ikke lenger er nødvendig å behandle opplysningene.
Bruk av Facebook, Instagram og LinkedIn
Vi har våre egne bedriftssider på Facebook, Instagram og LinkedIn hvor vi deler nyheter, slik som artikler og annet innhold. Vi administrerer disse sidene, herunder håndterer kommentarer og chat-funksjonene.
Besøk på vår Facebook-, Instagram- eller LinkedInside forutsetter at du har opprettet en brukerkonto for tjenesten og har akseptert deres personvern- og brukervilkår.
Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et grunnlag for slik utlevering. For eksempel kan vi utlevere personopplysninger til en motpart, en domstol eller et forvaltningsorgan i forbindelse med en sak. Vi vil ikke utlevere taushetsbelagte opplysninger i strid med regelverket for advokaters taushetsplikt.
Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. For eksempel har vi databehandlere som leverer regnskapssystem, saksbehandlingssystem og systemer for IT og drift til oss. I slike tilfeller har vi inngått databehandleravtaler for å ivareta personvernet og informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.
Vår behandling av personopplysninger skjer hovedsakelig innenfor EU-/EØS-området. Følgende av våre databehandlere/samarbeidspartnere kan behandle personopplysninger utenfor EU/EØS:
Dersom behandling av personopplysninger skjer utenfor EU/EØS-området, sørger vi for at overføringen av personopplysninger skjer i overensstemmelse med personvernregelverket, for eksempel ved bruk av EUs standardvilkår for overføring (“standard contractual clauses”). Ta kontakt med oss dersom du ønsker mer informasjon.
Om dine rettigheter
Personvernregelverket gir deg en rekke rettigheter knyttet til behandling av dine personopplysninger. Du kan be om ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg ved å ta kontakt med oss, se kontaktinformasjon nederst på siden.
Du kan be om innsyn i dine personopplysninger. Dersom dine personopplysninger er feil, har du rett til å få dem rettet. Du kreve at vi sletter opplysninger om deg som vi ikke har grunnlag for å behandle. Du kan ytterligere be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger. Du har rett til såkalt dataportabilitet, som betyr at du kan be om at dine personopplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Du kan protestere mot uberettiget bruk av dine personopplysninger.
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet, men vi anmoder deg om å kontakte oss først slik at vi kan ta stilling til dine innvendinger og eventuelt oppklare misforståelser.
Det kan finnes unntak fra de enkelte rettighetene nevnt ovenfor. Dersom du ønsker å påberope deg dine rettigheter kan du henvende deg til oss ved å bruke kontaktinformasjonen nederst på siden, og vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig og normalt innen 30 dager.
Endring av vår personvernerklæring
Denne personvernerklæringen kan bli endret. En oppdatert versjon av personvernerklæringen vil være å finne på vår nettside www.berngaard.no
Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål til denne personvernerklæringen eller til hvordan vi behandler personopplysninger, kan du ta kontakt med oss via:
