Tips ved inngåelse av næringsleiekontrakter - del I
De fleste aktører i eiendomsbransjen tar utgangspunkt i Norsk Eiendoms standarder ved inngåelse av næringsleiekontrakter. En standard er likevel bare et utgangspunkt, og bør gjennomgås grundig og avstemmes punkt for punkt at den er tilpasses det aktuelle leieforholdet.
Investerer man litt tid og penger i en god leiekontrakt kan det fort betale seg for begge parter, da ved mindre risiko for tvister og et mer forutsigbart leieforhold. For utleier vil dette være momenter som gjør leieobjektet mer attraktivt som både salgsobjekt og utleieobjekt.
Nedenfor følger 7 tips til forhold som bør vurderes ved inngåelse av næringsleiekontrakter. Berngaard vil publisere flere nyttige tips innen næringsleie og eiendom – følg med på vår artikkelserie.
1. Beskrivelse av leieobjektet
Et av de innledende punktene i standarden er beskrivelse av leieobjektet. Her «syndes» det ofte. Uskyldig, tenker du kanskje. Det kan det være. Likevel er det en gjenganger at manglende presis angivelse av leieobjektet byr på utfordringer et stykke ut i leieperioden, eller i forbindelse med forlengelse av leieforholdet.
Det kan oppstå problemer knyttet til arealer som ligger utenfor leieobjektets «fire vegger», typisk parkeringsplasser og rettigheter til fellesarealer og bodplasser. I ytterste konsekvens kan dette bidra til at den virksomhet som er tiltenkt drevet i leieobjektet, ikke kan drives som forutsatt. En upresis angivelse av leiearealet kan også medføre krav om justering av avtalt leie.
Vi anbefaler at det gis en presis angivelse av leieobjektet, inkludert fellesarealer, og at det til kontrakten vedlegges tegninger som tydelig viser hvilket areal som er omfattet av kontrakten. I tillegg bør leietakers tilgang og bruksrett til fellesarealer beskrives.
2. Ansvar for offentlige tillatelser
Standardens utgangspunkt er at det er utleier som er ansvarlig for at leieobjektet er godkjent for den bruk eller virksomhet som er angitt i kontrakten. Dersom virksomheten som skal drives er noe annet enn lokalene i utgangspunktet er godkjent for, bør man være påpasselig med å sikre at det er korrekt regulert hvem som har ansvaret for å innhente og bekoste eventuelle offentlige tillatelser - særlig hvis utleier ikke har til hensikt å bekoste søknadsprosesser og tillatelser for endring av denne.
Vi har erfaring med at en gjennomtenkt regulering på dette punkt kan spare utleier for store kostnader.
3. Felleskostnader bør angis så nøyaktig som mulig
Fra tid til annen byr avregning av felleskostnader på utfordringer i næringsleieforhold. Konfliktene knytter seg da typisk til at felleskostnadene har blitt vesentlig høyere enn forventet, eller at det er medtatt kostnadstyper som partene er uenige om at utgjør en felleskostnad.
I dagens standard er felleskostnadene vanligvis opplistet i et vedlegg til kontrakten. Slike lister angis stort sett som «ikke uttømmende», hvilket innebærer at det kan tilkomme kostnader som leietaker ikke har tatt med i beregningen. Stort sett er disse relativt bagatellmessige, men når tvist oppstår, er det gjerne snakk om større beløp.
Det er vanlig at leietaker betaler et månedlig eller kvartalsvis á konto-beløp for felleskostnader, og at kostnadene avregnes en gang per år. I standarden er ikke disse detaljene regulert. Dette kan by på utfordringer med hensyn til når avregning må skje, om et krav prekluderes dersom det tar svært lang tid før avregning skjer, eller om det er grenser for hvor store overskridelser fra eventuelle estimater det kan være på disse kostnadene. Det kan også være aktuelt å regulere når utleier er forpliktet til å varsle om overskridelser, og på hvilken måte.
Vi anbefaler at partene bruker litt tid på dette avsnittet i kontrakten, og husker på at leietaker setter stor pris på forutsigbarhet. Dette alene vil dempe et mulig konfliktnivå.
4. Utvidelse av leieperioden – eventuelle opsjoner og utforming av slike
Det er nokså vanlig at det i leieavtalen inntas opsjoner som regulerer leietakers rett til å forlenge leieavtalen på samme vilkår som før, eller på reforhandlede vilkår. Valg av formulering for opsjoner kan få stor betydning for partene, særlig for utleier i negativ forstand. Er ikke utleier bevisst nok på ordlyden i slike klausuler, kan utleier risikere i praksis å inngå en ny kontrakt «inn i fremtiden» på samme vilkår som på kontraktsinngåelsestidspunktet. Dette er ikke alltid heldig.
Alternativet er å formulere seg slik at det avtales en forpliktelse med mer uklart innhold, som partene skal forhandle om i fremtiden. Dette er typisk ved rett til forlengelse på reforhandlede vilkår. Partene vil da i utgangspunktet være forpliktet til å forhandle lojalt om en fornyelse av kontrakten, noe både utleier og leietaker kan være godt tjent med. Utleier vil i slike situasjoner dessuten ha mulighet til å oppregulere leien til markedsnivå.
Dersom utleier ser for seg at eiendommen skal utvikles eller rives en gang i fremtiden, er det alltid lurt å innta en forutsetning om at forlengelse av kontrakten kan nektes dersom planer om dette realiseres. Dette kan forhindre at utleier kommer i en situasjon hvor utleier enten må vente med utviklingsprosjektet eller blir tvunget til å betale erstatning til leietaker for å få avviklet leieforholdet.
5. Se opp for særskilt oppsigelsesadgang
De fleste næringsleieavtaler er inngått for tidsbestemte perioder, og de absolutt fleste er uten oppsigelsesadgang for noen av partene i leieperioden.
Vi har erfaring med at kontrakter har hatt oppsigelsesadgang med relativt kort frist. Ofte innebærer det å inngå en næringsleieavtale store investeringer, både for utleier og leietaker. Det kan derfor være svært uheldig om avtalen kan sies opp, og særlig med kort varsel, ettersom investeringene da kan gå tapt. Dette kan virke åpenbart, men erfaring tilsier at det ikke nødvendigvis er det. Vi anbefaler derfor at partene ivaretar sine interesser på beste måte her, og spør seg om en oppsigelsesadgang er til å leve med. Dette vil naturligvis i stor grad avhenge av typen leieforhold og øvrige forhold.
6. Adgangen til å gjøre endringer i leieobjektet
Utleier har i utgangspunktet ikke adgang til å gjøre endringer i leieobjektet, utover arbeider med vedlikehold eller fornyelse. Dette skyldes at husleieloven § 5-4 1. ledd, som gir utleier adgang til å gjøre «forandringer i husrommet», er fraveket i standardkontrakten. Dersom utleier ønsker å sikre seg slik adgang, må utleier enten sørge for å ta bort § 5-4 fra listen over bestemmelser i husleieloven som fravikes i leiekontrakten, eller innta særskilt bestemmelse som sikrer slik adgang.
For leietaker kan det tilsvarende være behov for fleksibilitet for å gjøre endringer i lokalene uten å ha behov for utleiers samtykke, enten det skyldes endringer i egen virksomhet eller ved behov for å tilrettelegge for fremleie. Det er uansett viktig å ha avklart hvem som skal besørge og bekoste tilbakeføring av lokalene ved tilbakelevering, og om det er nødvendig å utføre tilbakeføringen for å få kompensasjon.
7. Adgang til å overdra kontrakten/change of control
Leietaker kan som utgangspunkt ikke overdra en kontrakt etter dagens standard, heller ikke i forbindelse med fusjon eller fisjon. Det kreves samtykke fra utleier, som kan nekte dette på fritt grunnlag. Utleier selv, derimot, kan fritt overdra kontrakten. Som leietaker kan det, særlig i tilfelle der det er utsikter til fremtidig salg eller omorganisering av leietakers virksomhet, være en idé å innta ytterligere bestemmelser knyttet til overdragelse av leieforholdet. Et leieforhold er en såpass stor del av en virksomhet, og bortfall av denne kan i mange tilfeller velte en hel virksomhet. Vår oppfordring er derfor å ha dette i mente når kontrakten utformes.
Har du spørsmål til temaet eller ønsker bistand i forbindelse med inngåelse av næringsleiekontrakt, ta kontakt med en av Berngaard sine advokater på eiendomsavdelingen.
