Koronaviruset har allerede skapt store samfunnsutfordringer i Norge – og mange bedrifter er nå tvunget til å permittere flere av sine ansatte som følge av avtakende arbeidsmengde. Advokatfirmaet Berngaard har laget en sjekkliste som skal hjelpe arbeidsgiver med gjennomføring av prosedyren for permittering, steg for steg.
Husk at permittering er svært inngripende for den ansatte. Det er derfor viktig å sikre en god og tydelig kommunikasjon mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, slik at arbeidstaker føler seg rettferdig behandlet gjennom hele prosessen.
Steg 1: Dokumentér behov for permittering
Det første steget i permitteringsprosessen er at arbeidsgiver må utarbeide et skriv som begrunner behovet for permittering. Dette skrivet må inneholde det følgende:
hvorfor permittering er nødvendig;
hvor mange ansatte det er behov for å permittere;
hvor lang periode de ansatte permitteres for. Arbeidsgiver bør opplyse om permitteringen skjer for en konkret periode (og angi denne) eller permitteringen er på ubestemt tid;
hvilke utvelgelseskriterier som ligger til grunn for permitteringene.
Dersom ti eller flere ansatte skal permitteres må arbeidsgiver sende en melding til NAV.
Steg 2: Informer/drøft med de ansatte
Kommunikasjon med de ansatte er viktig i en permitteringsprosess. Det er avgjørende at de ansatte føler seg sett og hørt, og føler de får den informasjonen de trenger. Her har arbeidsgiver mye å tjene på å ha en åpen dialog.
Etter første steg er gjennomført bør permitteringen drøftes med tillitsvalgte i bedriften. Dersom arbeidsplassen ikke har en tillitsvalgt, bør arbeidsgiver gå ut til alle ansatte og be dem velge en ansattrepresentant til å representere dem. Dette kan for eksempel gjøres ved å sende ut en felles e-post til alle ansatte.
I steg 2 bør arbeidsgiver drøfte punktene i steg 1 med tillitsvalgt/ ansattrepresentant.
I drøftelsene er det viktig at arbeidsgiver er tydelig. Det vil for eksempel ikke være tilstrekkelig å si at det er behov for permittering fordi «Norge er preget av korona». Arbeidsgiver må, så langt det er mulig, forklare hvordan koronaviruset påvirker bedriften, og hvorfor dette medfører et behov for permittering. Et eksempel er at en entreprenør får færre oppdrag ettersom mange byggeprosjekter er stanset. Som følge av dette har bedriften en lavere oppdragsmengde, og derfor behov for færre folk på jobb – som fører til at bedriften må permittere.
Arbeidsgiver bør søke å oppnå enighet med de ansatte. Hvis arbeidsgiver og arbeidstaker er enige om permitteringsgrunnen vil NAV normalt ikke overprøve dette, og det vil gjøre det enklere for den ansatte å få dagpenger. Enighet er et nøkkelord i denne prosessen!
Husk å dokumentere enighet, gjerne ved å nedtegne det i en protokoll/referat.
Det kan også være nyttig å drøfte med tillitsvalgt/ansattrepresentant om det er riktig med to eller fjorten dagers permitteringsvarsel, og hvordan permitteringsvarselet skal sendes ut. Vår anbefaling er at varselet sendes ut per e-post til hver enkelt.
Det kan også være nyttig å diskutere utvelgelseskriteriene med tillitsvalgt/ansattrepresentant, les mer om dette i steg 4.
Steg 3: Hvem skal fatte beslutningen om permittering?
Normalt vil daglig leder kunne beslutte permittering. Ved store grep i virksomheten anbefaler vi at beslutningen forankres i styret, eventuelt at styret gir en fullmakt til daglig leder.
Steg 4: Hvem skal permitteres?
Når det er klart at bedriften skal permittere, blir spørsmålet hvem som skal permitteres. Her anbefaler vi at arbeidsgiver har en åpen dialog med tillitsvalgt/ansattrepresentant og presenterer utvelgelseskriteriene. Det behøver ikke være enighet om utvelgelseskriteriene, men det er en fordel. Husk å protokollere underveis, og send over protokollen til NAV.
Hvis bedriften er bundet av en tariffavtale er utgangspunktet at ansiennitet skal veie tyngst. Med hensyn til den unntakstilstanden vi står overfor med koronaviruset, vil det nok være mulig å vektlegge andre kriterier som kompetanse og hvilke ressurser bedriften trenger for å gå rundt, tyngre enn ansiennitet.
Dersom bedriften ikke er bundet av en tariffavtale står de langt friere og kan konkludere med at de ansatte som er nødvendige for å opprettholde driften skal bli. Det gjelder alltid et saklighetskrav.
Det er viktig å huske på at permittering og oppsigelse ikke er det samme. Ved en eventuell oppsigelse på et senere tidspunkt er det ingen automatikk i at de som ble permittert er de som skal sies opp.
Steg 5: Send permitteringsvarsel
I motsetning til ved en oppsigelse kan et permitteringsvarsel sendes per e-post. Som hovedregel må navnet på den permitterte fremkomme av varselet. Det er antakelig også mulig å sende ut mer generiske masseutsendelser uten navn. Arbeidsgiver må uansett navngi de permitterte slik at NAV har oversikt over hvem som er permittert.
For spørsmål om permitteringsprosessen ta kontakt med:
