I forrige uke kunne vi lese i DN at en fersk undersøkelse viser at hver femte leder har lest ansattes e-post. Dette er et urovekkende høyt tall med tanke på hvor begrenset adgang det faktisk er til å åpne ansattes e-post eller gjennomgå private filer som er lagret på arbeidsgivers elektroniske utstyr.
I norsk rett har det vært regler om e-postinnsyn siden 2009. I dag finnes disse bestemmelsene i forskrift til arbeidsmiljøloven.
Arbeidsgiver har bare lov til å gjøre innsyn i e-post eller private filer hvis:
Det er nødvendig for å sikre forsvarlig drift av virksomheten.
Det foreligger mistanke om grove brudd på arbeidstakers plikter.
Det første alternativet kan være aktuelt når den ansatte er fraværende over tid og arbeidsgiver har behov for å følge opp korrespondanse med kunder eller andre samarbeidspartnere. Det kan også være relevant i situasjoner hvor arbeidsgiver må gripe inn for å ivareta sin interesse i å sikre effektiv og forsvarlig drift.
Det andre typetilfellet knytter seg til situasjonen der arbeidsgiver har behov for å skaffe bevis, for eksempel fordi man mistenker en straffbar eller grovt illojal handling som gir grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Mener arbeidsgiver at det er grunnlag for å gjøre innsyn, er det uansett viktig å følge den prosedyren som regelverket skisserer. I utgangspunktet skal den ansatte varsles før innsynet gjennomføres og gis anledning til å være tilstede. Behovet skal begrunnes fra arbeidsgivers side og arbeidstaker skal orienteres om sine rettigheter. Hvis den ansatte av legitime grunner ikke får delta under innsynet, må det varsles i etterkant.
Disse reglene gjelder også etter at en ansatt har sluttet.
Innsyn i e-post er et såkalt kontrolltiltak som er strengt regulert i arbeidsmiljøloven. Dette innebærer at arbeidsgiver må drøfte når det vil være relevante å gjøre e-post innsyn med de ansatte eller ansattes representanter, herunder hvordan dette skal gjennomføres i praksis. Videre må tiltaket være saklig. Et mindre inngripende tiltak må velges hvis dette er egnet til å oppfylle formålet. De ansatte må også gis god informasjon.
Rettslig sett er innsyn i e-post en behandling av personopplysninger som er underlagt personvernregelverket.
Det kan være krevende for arbeidsgiver å navigere i dette juridiske landskapet. Samtidig vil det kunne få økonomiske konsekvenser dersom man gjennomfører et e-postinnsyn som ikke er i samsvar med regelverket. På en annen side risikerer man at viktige bevis ikke kan benyttes i en eventuell rettsak, fordi de er ulovlig innhentet.
Her i Berngaard anbefaler vi at det utarbeides rutiner som gir arbeidsgiver trygghet for at regelverket følges samtidig som man ivaretar tilliten hos de ansatte gjennom åpenhet og dialog.
Har du spørsmål om innsyn i e-post eller kontrolltiltak i arbeidslivet generelt? Ta kontakt med Christine Lie Ulrichsen for en uforpliktende prat.
