Sjekkliste for oppstartsmøte

Etter at kontrakten er signert vil de fleste gjennomføre et oppstartsmøte. I sjekklisten vil du finne opplistet en rekke forhold som bør avklares i forkant av oppstartsmøte, blant annet hvorvidt det er stilt sikkerhet og tegnet forsikring. Videre bør entreprenøren ha utarbeidet en fremdriftsplan. 

Hvilke avklaringer som bør gjøres under oppstartsmøte vil variere fra kontrakt til kontrakt, og vil være avhengig av de spesielle bestemmelsene i kontrakten. Det er imidlertid visse forhold som partene alltid bør avklare. Dette er blant annet hvordan endringer og avvik skal varsles, og hvordan partene skal følge opp varslene. I tillegg anbefaler vi at partene avklarer hvor kommunikasjonen mellom partene skal skje, og om e-post anses som skriftlig etter standarden. 

Enkelte ganger er det viktige forutsetninger som har endret seg og som kan påvirke prisene i kontrakten. Dette kan være endringer i leveransen, eller om det er opsjoner som byggherre ønsker å bruke, om utførelsestiden er endret både lengden på tid og årstid. For slike forhold kan man bruke referatet fra oppstartsmøte som et dokument som legges inn i avtalen mellom partene.

Partene bør også diskutere ulike roller og ansvar. Dette er forhold som kan endre seg fra man har sendt inn tilbud/signert kontrakt, og frem til oppstartstidspunket. Videre bør viktige prosjektavhengige forhold diskuteres. En grundig gjennomgang på oppstartsmøte gir gode forutsetninger for et tett og smidig samarbeid gjennom prosjektet.

Vi anbefaler at det føres referat fra oppstartsmøte, der temaene som er tatt opp fremgår. Begge parter bør gjennomgå og godkjenne referatet i ettertid. Dette er viktig for å få nedtegnet partenes enighet, noe som kan være til god hjelp ved en eventuell senere tvist.

Se flere sjekklister her

Har du spørsmål ta kontakt med Lars Berntsen, Emilie Kristoffersen Søgård, Elisabeth Homme Øveraasen, eller Anders Plassen .

 

Klikk på understreket tekst for mer informasjon

Før oppstartsmøte

Utført

Uaktuelt

Kommentar

2.1

Er kontrakt signert?

2.2

Er det avtalt at mengdekontroll skal utføres slik at mengdene låses?

2.3

Er det utført mengdekontroll?

2.4

Er det avtalt frist for å påpeke feil/avvik ved mengdekontrollen?

2.5

Er eventuelle feil/avvik ved mengdekontrollen varslet innen fristen?

2.6

Er det stilt sikkerhet?

2.7

Er det sjekket at oppdragsgiver har stilt sikkerhet?

2.8

Har oppdragsgiver fremlagt plan for koordineringen av entreprenørene?

2.9

Er det sendt melding til oppdragsgiver om hvilke underentreprenører som skal benyttes?

2.10

Er det opplyst hvilke deler av arbeidet underentreprenøren(e) skal utføre?

2.11

Har du informasjon om underentreprenørens økonomi, finansielle stilling, kapasitet og tekniske kompetanse?

2.12

Er oppdragsgiverens ytelser definert og inntatt i kontrakten?

2.13

Er det avtalt oppstartsmøte før fysisk oppstart?

2.14

Er rammetillatelse innhentet?

2.15

Er igangsettingstillatelse innhentet?

2.16

Foreligger det nødvendige ansvarsretter?

Under oppstartsmøte

Utført

Uaktuelt

Kommentar

2.17

Er partene enige om hvordan endringer og avvik skal varsles?

2.18

Er det avtalt bruk av egne varslingsskjemaer?

2.19

Er partene enige om at e-post anses som skriftlig?

2.20

Har partene satt opp en plan for byggemøtene?

2.21

Er partene enige om hvordan det skal innkalles til byggemøter?

2.22

Er partene enige om rutiner for å føre referat/protokoll fra byggemøtene?

2.23

Er partene enige om faktureringsplan, faktureringsrutiner og faktureringsadresse?

2.24

Er partene enige om hvordan regningsarbeid skal spesifiseres?

2.25

Er kontaktpersoner/representanter og deres fullmakter kontrollert og avklart?

2.26

Er det utarbeidet HMS-plan med beskrivelse av vernerunder?